JAARVERSLAG 2014

Opvang voor 118 kinderen per dag

Kinderdagverblijf (de Harlekijn)
De groepen Koek, Nijn en Pooh bieden in principe de mogelijkheid tot opvang van 48 kinderen per dag.
Door de teruglopende bezetting is op de woensdag en de vrijdag de groep Nijn niet bezet. Daar tegenover staat dat ook in 2014 op de woensdag en de vrijdagochtend de peutergroep draait in de ruimte van deze groep.
In 2014 zijn er dagelijks gemiddeld 31 kinderen opgevangen. Voor 2015 is de prognose eveneens 31 kinderen.

Peuteropvang en Vroeg en Voorschoolse Educatie (VVE)
De peutergroep heeft het hele jaar gedraaid. Aanvankelijk met 1 leidster en een klein aantal kinderen. Inmiddels zitten er 12 kinderen op de groep en wordt er met 2 begeleiders gewerkt. De peuteropvang gaat dieper in op de voorschoolse educatie dan de reguliere kinderopvang. Er wordt gewerkt met de thema`s uit Uk en Puk en Puk en Ko. De dagritme kaarten staan centraal en het voorbereiden op de basisschool krijgt op deze groep nog meer vorm dan op het kinderdagverblijf. Zo wordt de overstap van peuter naar het basisonderwijs makkelijker. Eind 2014 is de Speeldoos overgenomen, begin 2015 is de Harlekijn daar met peuteropvang gestart, naast de peutergroep in “Nijn”.
De subsidieaanvraag voor VVE in 2014 is gehonoreerd. We konden in 2014 8 VVE plaatsen aanbieden. 2 medewerkers hebben de VVE opleiding. 1 daarvan is inmiddels gediplomeerd, de andere volgt snel. In 2015 is dit met de Speeldoos erbij 26 plaatsen

BuitenSchoolse Opvang (de Acrobaat)
De Acrobaat heeft 2 onderbouw (stam)groepen waar per groep 20 kinderen geplaatst kunnen worden. Verder is er één bovenbouwgroep waarin 30 kinderen zitten.
De opvang vindt plaats op maandag, dinsdag, donderdag van 14.30 tot 18.00 uur. En op de vrijdag van 12.00 uur tot 18.00 uur.
In 2014 maakten er gemiddeld 70 kinderen gebruik van de buitenschoolse opvang. Vooral op vrijdag is er een terugloop te constateren, vandaar dat er uitsluitend nog 1 gemengde groep onderbouw en bovenbouw is op de vrijdag.
Sporten krijgt op de buitenschoolse opvang veel aandacht. Inmiddels draaien er 2 sport- en spelgroepen. 1 voor de bovenbouw en de andere voor kinderen vanaf 6 jaar. Regelmatig hebben niet één maar twee zalen van de sporthal nodig voor de sport en spelactiviteiten. We vinden het belangrijk dat kinderen buiten spelen. Veel sportactiviteiten dan ook buiten gedaan, in plaats van in de zaal, op het veld voor de Binder.
In het najaar is onder professionele leiding gestart met Tenniswizz. Een tennisprogramma voor de jongere kinderen. Een aantal medewerkers heeft hiervoor een workshop gevolgd.
De voorschoolse opvang vindt plaats in het kinderdagverblijf. Hiervoor is niet veel belangstelling gemiddeld maken hiervan 5 kinderen gebruik.
Eind 2015 is de Speeldoos overgenomen. Hierdoor vindt de reguliere onderbouw BSO vanaf januari 2015 plaats in deze ruimte. Zowel de Harlekijn als de ouders en kinderen zijn erg blij met deze gezellige ruimte.

Activiteiten voor de kinderen in 2014
In 2014 zijn er voor zowel het dagverblijf als de BSO verschillende extra activiteiten uitgevoerd. Een greep uit daaruit: het Voorleesontbijt, kerstdiner, een dagje naar de Dierentuin, Opa en Oma dag, Open dag, met de grotere kinderen naar de Schermerij, 3 keer in 2014 een voorleesoma, Op de BSO zijn we 2014 gestart met een heuse nieuwjaarsreceptie waarvoor de kinderen alle hapjes hadden bereid. Verder waren er dit jaar educatieve onderwerpen zoals de brandweer op de BSO en naar de brandweer toe, de verschillende workshops zoals bijv: Judo, badminton, aikido, muziek met medewerking van EMM, het thema water, naar boer Leo tijdens het thema dieren en natuurlijk niet te vergeten de Acrobaat`s got talent.
In vakanties mogen kinderen een vriendje of vriendinnetje meenemen. Tegen betaling van de kostprijs mogen de gasten ook meedoen met de activiteiten die in de vakantie georganiseerd worden.
In 2014 zijn we begonnen met het verstrekken van maaltijden aan de kinderen voorafgaand aan de avondvierdaagse. Zo hoeven ouders zich minder te haasten.

Missie, visie, strategie
In 2014 is verder gewerkt aan de borging van de missie en visie van de Harlekijn in het dagelijkse werk. Dit kwam ook aan de orde tijdens de studiedag in juni 2014. Deze is door de manager en de PVT in eigen beheer verzorgd.
Deze missie en visie is en blijft:
De Harlekijn biedt ouders uit Leersum e.o. een professionele kinder- en buitenschoolse opvang in groepsverband.
Ieder kind is uniek. Daarom wordt een individuele begeleiding uitgevoerd die bijdraagt aan de persoonlijke groei en ontwikkeling van uw kind
Dat doen we met liefde, warmte en respect.
De Harlekijn is betrokken en kleinschalig.

Tijdens de strategie dag in november 2014 hebben we de volgende constateringen gedaan:
1. De Harlekijn staat ervoor open om ook buiten Leersum actief te zijn. Niet actief in de regio aan de slag, wel ingaan op kansen als deze zich voordoen.
2. KDV : goed voor elkaar.
3. Peutergroep afhankelijk van VVE-aanbod/inkomsten.
4. Strakker sturen op Ieder kind is uniek en professionele attitude vergt de aandacht.
Per type opvang zijn de volgende aandachtpunten en acties geformuleerd:

Aandachtpunten KDV:
1. Kinderopvang staat er voor wat Harlekijn betreft wel goed voor.
2. Sturing op kwaliteit blijft wenselijk om stand te houden.
3. Sturing op kwaliteit betekent werken aan:
a. communicatie met de ouders
b. een professionele attitude van de medewerkers.

Acties (die ook in 2015 doorlopen)
1. Werken aan overdrachtsmomenten leidsters naar ouders (signalen delen, toetsen wat ouders hiervan vinden en ook: warme overdacht van KDV naar PO).
2. Koppelen van één kind/ouder aan één leidster dit gedrag kan bevorderen.
Inmiddels zijn beide acties in gang gezet.

Aandchtpunten BSO:
1. Ruimte blijft een probleem.
2. Lage score begeleiding: Ook aandacht gewenst voor professionele attitude. Kind is uniek. Kind moet lol hebben.
3. Aanpak urgent, vanwege komst SKDD aanbod op De Schakel

Acties (die ook in 2015 doorlopen)
1. Opnieuw afspraken maken om de peuterspeelzaal smiddags voor de BSO te gebruiken.
2. Koppelen van leidster aan kinderen.
3. Stimuleren, dat medewerkers letten op motorische en sociaal-emotionele aspecten van kinderen en daarop inspelen. Door bijvoorbeeld te werken met een scoringstool (dwingt om ermee te werken, in eigen acties te verwerken en/of met ouders te bespreken).
4. Bij werving: zoeken naar oudere medewerker.

Inspectie door GGD
In 2014 heeft de GGD de jaarlijkse inspectie uitgevoerd. Er werden geen verbeterpunten geconstateerd. Alles is op orde.
De pedagogische beleidsplannen zijn op eigen initiatief geactualiseerd en daarnaast is er een plan en werkwijze voor de peutergroep geformuleerd.
Via de studiedag is de inhoud van de plannen weer extra geborgd bij de medewerkers en in de werkwijze op de groepen.

Tevredenheidsmeting 2014
In 2014 heeft een tevredenheidsmeting plaats gevonden. Op basis van deze tevredenheidsmeting kan geconcludeerd worden, dat de ouders in het algemeen tevreden zijn over Kinderdagverblijf en over Buitenschoolse Opvang.
Ouders met kinderen op het Kinderdagverblijf zijn met name tevreden tot zeer tevreden over de groepsleiding van De Harlekijn. Ook ouders met kinderen op de Buitenschoolse Opvang zijn over veel zaken tevreden,. Zij beoordeelden echter de aspecten van communicatie en pedagogische beleid als matig.
Dit algemene beeld uit de tevredenheidsmeting heeft geleid tot enkele maatregelen die doorgevoerd zijn in 2014. De matige tevredenheid over met name communicatie en pedagogisch beleid vroegen vooral om aandacht. De kern hiervan was dat medewerkers niet actief genoeg naar ouders toe zijn. Daarom is het systeem van eerstverantwoordelijke persoon geïntroduceerd. Ieder kind valt voortaan onder een eerstverantwoordelijk pedagogisch medewerker die de rechtstreekse contacten met de ouders onderhoud. Tijdens dit contact kunnen bijzonderheden uitgewisseld worden. Dit kan op het moment, dat kinderen gehaald en gebracht worden. We hopen dat hiermee de tevredenheid van de ouders wordt vergroot en de actieve communicatie wordt versterkt.

Informatie over groei en ontwikkeling
Uitwisselen van informatie met ouders over de groei en ontwikkeling van het kind moet regelmatig plaatsvinden. Gezien de reacties van ouders vraagt dit nog extra onderzoek naar effectieve vormen.
Eigenlijk is het 10-minuten-gesprek in het leven geroepen om ouders hierover te kunnen informeren. De ervaring is echter, dat ouders hier weinig gebruik van maken.
Informatie over groei en ontwikkeling zouden ouders ook terug moeten kunnen lezen in de schriftjes. Medewerkers zullen aangespoord worden hier vaker iets in te noteren en hier ook bij het brengen en halen meer op in te gaan. Er zal ook nagegaan worden hoe ouders beter geïnformeerd kunnen worden over de bestaande middelen om informatie uit te wisselen. Dit onderwerp zal tijdens de trainingsdag in 2015 opgepakt worden.

Informatievoorziening
De nieuwsbrief en de website zijn afgelopen jaar al onderwerp van aandacht geweest, maar zullen dit de komende tijd opnieuw moeten zijn. De frequentie van uitgave van de nieuwsbrief moet helder zijn en ook zullen taken zo verdeeld moeten worden dat nieuwsbrief en website altijd actuele berichten en informatie bevatten. De eindredactie van beide vraagt hierbij nog bijzondere aandacht

Oudercommissie en klachtencommissie
In 2014 is er een nieuwe oudercommissie geformeerd, omdat de termijn van de vorige commissie was verstreken. Er is op gepaste wijze afscheid genomen van de voorzitter van de oudercommissie.
Inhoudelijk is met de oudercommissie uitgebreid gesproken over de opzet en de resultaten van de klanttevredenheidsmeting. Ook is met de oudercommissie gesproken over toekomstvisie van de Harlekijn (inclusief de overname van de Speeldoos), over de verbetering van de communicatie en over de samenwerking met het onderwijs.
Met de klachtencommissie is in 2014 1 keer gezamenlijk gesproken. Er zijn geen klachten geweest in 2014.

Marketing
Op het terrein van marketing zijn ook de nodige ideeën geformuleerd aanvullend op de bestaande instrumenten als lichtreclame consultatiebureau, redactioneel stukje/advertentie in Zicht Op (4x per jaar), Advertentie in “verkeersboekjes” voor scholen, bord buiten, website (nu ook nieuws op de homepage), Facebook, stoepbord bij Copyshop, Flyers bij acties (huis-aan-huis rondgebracht). Deze ideeën betreffen:

-Acties die naamsbekendheid vergroten zoals: naam in abris, reclame op auto, borden op de rotonde, borden aan lantaarnpalen.
-Acties om contact te leggen/kennis te maken: In de kerstvakantie vriendjes mee laten nemen, bij events/uitjes vriendjes tegen kostprijs mee laten doen, workshop e.d. ook aanbieden voor kinderen in Leersum die niet op de opvang zitten.
-Acties die het gezicht van de Harlekijn aan een groot publiek laten zien: BSO-event voor alle kids in Leersum, evenement voor bestaande en nieuwe ouders.

Gezien het accent op de overname van de Speeldoos begin 2015 zijn de marketing acties naar de 2e helft van 2015 doorgeschoven.

Samenwerking met andere organisaties

Basisscholen
Het bestuur en de directeur hebben een aantal gesprekken gevoerd met de directeur van Hoeksteen/Schakel. Een van de vragen was om de buitenschoolse opvang onder te brengen in de schoolgebouwen en daarnaast om op meer structurele basis te gaan samenwerken. De directeur van de basisschool en het schoolbestuur hebben aangegeven dat ze op beide onderdelen op dit moment nog geen vervolgstappen willen zetten in samenwerking en ook geen mogelijkheden te zien voor verhuur van een deel van het schoolgebouw.
In de loop van 2014 is het schoolbestuur samen gaan werken SKDD.
Met basisschool de Meander zijn verdergaande contacten gelegd. Daarin werken we inmiddels samen op het terrein van voorlezen door kinderen uit groep 8 aan onze kinderen tijdens de Kinderboekenweek. Ook hebben we afspraken gemaakt over de overdracht van de kinderen vanuit het dagverblijf en de peutergroepen naar de school en oriënteren we ons op het oppakken van een gezamenlijke themaweek van school en de Harlekijn.

Peuteropvang
Naast het onderwijs is er intensief contact geweest, met name met de gemeente over het opzetten van peuteropvang in de ruimte van de Speeldoos. In eerste instantie wilden we na het faillissement van Fibou de Speeldoos van hen overnemen, maar deze werd overgedragen aan de Waterspetters. Eind 2014 werden we door de directie van de Waterspetters benaderd of we wellicht de Speeldoos van hen wilden overnemen. Dat was al een lang gekoesterde wens en deze kon dus in vervulling gaan. Sinds januari 2015 biedt de Harlekijn nu VVE aan in de Peutergroep van de speeldoos en daarnaast hebben we een peutergroep op vrijdag in ruimte van groep Nijn.

Contacten met gemeente
De contacten met de gemeente hebben betrekking gehad op het binnenhalen van de peuterspeelzaal, de subsidieaanvraag voor Vroeg en Voorschoolse Educatie (VVE) en de huisvesting van het kinderdagverblijf en de samenwerking met de Hoeksteen en de Schakel..
In het kader van de overname van de Speeldoos zijn begin 2015 extra overleggen met de gemeente gevoerd over zowel de huisvesting als de VVEsubsidie.

Contacten met Beheerder van de Binder en Welzorg.
In 2013 is veelvuldig overleg gevoerd over de huurprijzen. Voor Welnuh heeft dit geleid tot een aanpassing die in 2014 is doorgevoerd. Voor de Binder heeft dit niet tot resultaten geleid. Wij hebben dit laten rusten omdat met de verhuizing naar de Speeldoos er nauwelijks nog gebruik gemaakt wordt van de vergaderruimte in de Binder. Deze ruimte wordt overigens gehuurd op basis van een flexibel contract.

Organisatorisch/bestuurlijk
Bestuurlijk organisatorisch is de structuur in 2014 redelijk uitgekristalliseerd. De personele administratie is uitbesteed, de dagelijkse financiële administratie en facturering gebeurt in eigen beheer. Dit loopt naar tevredenheid. Ook de automatisering had minder aandacht nodig dan voorheen. Wel is er eind 2014 een nieuw programma aangeschaft voor facturatie en bezetting. Dit is inmiddels geïmplementeerd en werkt naar tevredenheid. De werkzaamheden voor de salarisadministratie en jaarrekening zijn –na een offertetraject- vanaf 1-1-2014 gegund aan en ondergebracht bij MKB-accountants.

Ook dit jaar is er kritisch gekeken naar de benodigde uitgaven. Mede dankzij de inzet van het personeel, die bovendien ook een steentje bijgedragen heeft gedragen in de bezuinigingen door het vergaderhalfuur in te leveren dan wel half uur extra te werken, is de financiële situatie stabiel geworden. Ook is het vaste personeel (overeenkomstig de CAO) flexibeler ingezet op de reguliere opvangdagen. Het personeel is voor hun constructieve medewerking hieraan extra in het zonnetje gezet.

Personeel
Ook in 2014 was er een eenhoofdige directie. Dit bevalt nog steeds goed. Een kleine organisatie als de Harlekijn heeft geen tweekoppige directie nodig. Wel dient er aandacht te zijn voor de vervanging van de directeur. Dit wordt geregeld via de administrateur en het personeel pakt dit ook goed op.

Personele bezetting
In 2014 waren er 18 medewerkers in dienst, die samen circa 13 fte bezetten. Pedagogisch medewerkers 10,6 FTE, huishoudelijk medewerkers 0,66 FTE, Administratieve kracht 0,44 FTE en management team 1,0 FTE. Daarnaast zijn er enkele vaste invalkrachten werkzaam. Het ziekteverzuim bedroeg in 2014 slechts 0,75%

Stagiaires
De Harlekijn investeert graag in personeel in opleiding. Het hoofd KDV en BSO heeft daarom ook een taak als praktijkopleider. Zij begeleidt de vele stagiaires die naar De Harlekijn en De Acrobaat komen om praktijkervaring op te doen. Een stagiaire functioneert altijd onder begeleiding van een gediplomeerde medewerker en staat zogenaamd ‘boventallig’ op een groep. Zo is er ruimte voor voldoende begeleiding en is er extra aandacht mogelijk voor de kinderen. In het eerste halfjaar van 2014 waren er 3 stagiaires in het tweede halfjaar ook 3.

Binden en Boeien
Om de medewerkers te blijven boeien wordt er jaarlijks gekeken naar de opleidingsmogelijkheden. In 2014 zijn alle medewerkers zoals elk jaar op een herhalingscursus BHV geweest. Op deze manier is er altijd een BHV’er aanwezig. De studiedag is besteed aan de missie en visie van de Harlekijn en hoe we de thema’s individuele begeleiding (ieder kind uniek) professioneel en betrokken in het dagelijks werk kunnen inbedden. Er is vooral gekeken naar hoe we tussen alle werkzaamheden door nog meer individuele aandacht kunnen bieden aan de kinderen. En hoe we inzichtelijk kunnen maken waar welk kind staat in zijn of haar ontwikkeling. Hier zijn schema`s voor gemaakt en hier wordt op de groepen mee gewerkt.

PVT (personeelsvertegenwoordiging)
De PVT bestond uit 3 leden:
Ingrid Vogt (voorzitter)
Noami Henzen (secretaris)
Ellen Pronk (algemeen lid)
In 2014 is minder intensief overleg gevoerd met de PVT dan in 2013. Dit omdat de Harlekijn er financieel beter voor staat dan het jaar ervoor. Er is inmiddels geen formele PVT meer, omdat de medewerkers zelf hebben aangegeven dat andere overlegvormen ook voldoen. Harlekijnbrede personele zaken worden nu besproken in het zogenaamde “Groot Overleg” met alle medewerkers. Belangrijkste onderwerp daarin was het inleveren van de zogenaamde overleguren door het personeel.
Daarnaast is er ook over pedagogische onderwerpen gepraat en heeft de (voormalige) PVT een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de inhoud van de studiedag in juni 2014.

Verslag van het bestuur
(Externe verantwoording overeenkomstig artikel 12 van het reglement Bestuur Stichting Kinderopvang De Harlekijn)

Goedkeuring van jaarrekening en jaarverslag
Op 27 mei 2015 heeft het Bestuur van de Harlekijn de jaarrekening en het jaarverslag 2014 besproken en goedgekeurd.
Daarbij heeft het Bestuur geconstateerd dat de financiële situatie in 2014 is verbeterd. De omzet van het Kinderdagverblijf (inclusief peuterspeelzaal) en de BuitenSchoolse Opvang (BSO) zijn iets gedaald ten opzichte van 2013. Er is echter, net als in 2013 een aanzienlijke kostenbesparing doorgevoerd. Deze is met name te gerealiseerd op de administratieve ondersteuning, automatiseringskosten en huisvestingslasten. Het exploitatiesaldo 2014 vertoont mede daardoor een klein overschot.

Het eigen vermogen is dit jaar gegroeid. De reserves namen toe, de kortlopende schulden blijven nagenoeg op hetzelfde niveau. Daarmee lijkt de financiële positie van de Harlekijn te stabiliseren.
Eind 2014 is de Speeldoos overgenomen. De overname kosten voor de Speeldoos zijn in de jaarcijfers 2014 verdisconteerd. Daarmee is de kinderopvang in de Binder volledig in handen van de Harlekijn. Voor de BSO kinderen is de Speeldoos een fijne plek en voor de VVE in Leersum een betrouwbare partner.
In 2015 hopen we de ingezette trend van een sluitend exploitatieresultaat vast te houden. We merken dat de bezettingspercentages weer langzaam toenemen. De nieuwe ruimte voor de kinderopvang voor de onderbouwgroep in de Speeldoos draagt hierin zeker bij. En ook de sportgroepen staan in de belangstelling. De peutergroep in de Speeldoos is op dit moment volledig bezet. Kortom het geeft vertrouwen dat de Harlekijn, tegen alle landelijke trends in, een groei doormaakt.

Het bestuur en hun beloning
Het huidige toezichthoudend bestuur van de Harlekijn is op 1 januari 2013 formeel gestart. Het bestuur bestaat uit drie leden: een voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het bestuur heeft geen kinderen op de Harlekijn en kan daardoor onafhankelijk opereren volgens de Governance code Kinderopvang.
Paul Schmidt: voorzitter
Will Mossink: secretaris
Wilma van de Werken: penningmeester
De vaste onkostenvergoeding bedraagt € 50,– per maand per bestuurder. Dat betekent € 1.800 per jaar.

Bestuursvergaderingen 2014
In 2014 heeft het bestuur 9 keer regulier vergaderd en 1 keer specifiek over de strategie. De vergaderingen waren steeds in aanwezigheid van de manager van het kinderdagverblijf.
De belangrijkste vergaderonderwerpen in 2014 waren:
-de samenwerking met externe partners: schoolbestuur “de Schakel/Hoeksteen” en de gemeente;
-verbetering communicatie (beter benutten website en facebook);
-uitbouw van de peutergroep en VVE certificering;
–uitwerking van pedagogisch beleid (o.a, introductie van eerstverantwoordelijke personen);
-overname van de Speeldoos en onderhandelingen over overname kinderopvang in Amerongen;
-de invoering van een nieuw debiteurensysteem;
-klanttevredenheidsonderzoek.
In november heeft het bestuur tijdens een strategie bijeenkomst gesproken over de verdere profilering van de Harlekijn.

Share This